Häufige Fragen zu BauOrdner

BauOrdner ist dein digitaler Baustellenordner. Deine Mitarbeiter schicken Fotos, Sprachnachrichten und Dokumente einfach per WhatsApp – und BauOrdner sortiert alles automatisch nach Kunde, Baustelle und Dokumenttyp. Du hast im Portal jederzeit den Überblick, ohne eine neue App installieren zu müssen.

So einfach geht's:

• Dein Mitarbeiter macht ein Foto auf der Baustelle und schickt es per WhatsApp
• Unsere KI erkennt automatisch: Welcher Kunde? Welche Baustelle? Was für ein Dokument?
• Die Datei wird sofort im richtigen Ordner abgelegt
• Du siehst alles sortiert im Portal – vom Büro oder unterwegs

Dein Mitarbeiter muss nichts anders machen als vorher – nur WhatsApp nutzen.

Nein! Das ist der Clou. Deine Mitarbeiter nutzen einfach WhatsApp – das haben sie eh schon. Das Portal läuft im Browser, auf jedem Gerät. Keine Installation, keine Schulung, kein IT-Aufwand.

BauOrdner funktioniert für alle Handwerksgewerke: Dachdecker, Elektriker, Maler, Sanitär, Heizung, Trockenbau, Zimmerer, Fliesenleger, Maurer – und viele mehr. Unsere KI kennt branchenspezifische Fachbegriffe und erkennt auch Dialekt. Ob "dat Dack is dicht" oder "s'Dach isch fertig" – BauOrdner versteht's.

Ja! Sprachnachrichten werden automatisch transkribiert (in Text umgewandelt) und dann klassifiziert. Dein Mitarbeiter kann einfach reinquatschen: "Bin bei Müller fertig mit dem Dach" – und BauOrdner legt es als Fertigstellungsmeldung bei Kunde Müller ab. Funktioniert auch mit Dialekt.

Im Portal hast du den vollen Überblick:

• Dashboard: Alle Eingänge auf einen Blick
• Kundenordner: Sortiert nach Kunde → Baustelle → Dokumenttyp
• Team verwalten: Mitarbeiter anlegen und Telefonnummern zuordnen
• Kunden verwalten: Kundenstamm pflegen
• Zuordnungs-Log: Nachvollziehen, was die KI entschieden hat
• Google-Bewertungen: Nach Fertigstellung automatisch Bewertungen anfragen

Im Portal unter "Team" klickst du auf "Mitarbeiter hinzufügen". Du gibst Name und Handynummer ein – fertig. Ab sofort werden WhatsApp-Nachrichten von dieser Nummer deiner Firma zugeordnet. Der Mitarbeiter muss nichts einrichten.

Wenn die KI unsicher ist (z.B. mehrere Kunden mit ähnlichem Namen), fragt sie per WhatsApp nach: "Meinst du Müller aus Erfurt oder Müller aus Gotha?" Dein Mitarbeiter antwortet einfach mit der Nummer. Außerdem lernt die KI aus Korrekturen – je mehr du nutzt, desto besser wird sie.

BauOrdner verarbeitet Fotos (JPG, PNG), Videos (MP4), PDF-Dokumente, Sprachnachrichten und Textnachrichten. Alle Dateitypen werden automatisch per KI klassifiziert und dem richtigen Kunden zugeordnet.

Nein. Unsere KI analysiert den Bildinhalt automatisch und erkennt Gewerk, Material und Baufortschritt. Eine Caption hilft der Zuordnung, ist aber nicht zwingend nötig.

Ja. BauOrdner extrahiert automatisch den Text aus PDF-Dokumenten wie Rechnungen, Angeboten oder Lieferscheinen und ordnet sie dem richtigen Kunden zu.

Ja. Videos werden automatisch analysiert und im richtigen Kundenordner abgelegt. Im Portal kannst du Videos direkt abspielen. Ideal für Schadensdokumentation, Mängelberichte und Baufortschritte.

Paket	Preis/Monat	Mitarbeiter
Solo	29 €	1–2
Team	59 €	3–5
Betrieb	99 €	6–15
Firma	179 €	16–20+

Alle Preise netto. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.

Ja! 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte, ohne Risiko. In der Testphase bekommst du:

• Bis zu 5 Kunden anlegen
• Bis zu 50 Dateien verarbeiten
• 2 Mitarbeiter einrichten
• Alle Features inklusive (KI, Portal, Spracherkennung)

Das reicht locker, um BauOrdner auf Herz und Nieren zu prüfen.

Nach 14 Tagen wird das Portal gesperrt, bis du ein Paket wählst. Deine Daten bleiben vollständig erhalten – nichts geht verloren. Sobald du zahlst, ist sofort alles wieder da, genau wo du aufgehört hast.

Nein. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit, kein Kleingedrucktes. Wenn BauOrdner dir nicht hilft, kündigst du einfach. Wir glauben an unser Produkt – deshalb brauchen wir keine Fesseln.

Jedes Smartphone mit WhatsApp reicht aus – egal ob Android oder iPhone, alt oder neu. Kein Firmenhandy nötig, das private Handy funktioniert genauso. Es wird keine App installiert und keine Daten vom Handy ausgelesen.

WhatsApp speichert Nachrichten automatisch und sendet sie, sobald wieder Empfang da ist. Dein Mitarbeiter knipst das Foto, WhatsApp schickt es raus, sobald Netz da ist – und BauOrdner verarbeitet es dann sofort. Kein Foto geht verloren.

In unter 5 Minuten:

• Registrieren (30 Sekunden)
• Mitarbeiter anlegen – Name + Handynummer (1 Minute)
• Ersten Kunden anlegen (1 Minute)
• Erstes Foto per WhatsApp schicken – fertig!

Keine Schulung, keine IT-Abteilung, kein Termin nötig.

Ja. Im Portal kannst du einzelne Dateien oder ganze Kundenordner herunterladen. Alle Fotos, Transkriptionen und Dokumente gehören dir. Bei Kündigung hast du 30 Tage Zeit, alles herunterzuladen, bevor die Daten gelöscht werden.

Sehr sicher:

• Server in Deutschland – Hetzner Rechenzentrum Nürnberg
• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen
• Firmen-Datentrennung – du siehst nur deine eigenen Daten
• DSGVO-konform – inklusive AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag)
• Passwort-Hashing und SSH-Key-Authentifizierung

Die KI analysiert Texte, Fotos und Videos nur zur Klassifizierung – also um zu erkennen: Welcher Kunde? Welche Baustelle? Was für ein Dokumenttyp? Danach werden die Daten nicht weiter verwendet oder gespeichert. Die Spracherkennung läuft lokal auf unserem Server in Nürnberg, nicht in der Cloud eines US-Konzerns. Bilder werden nur für die Klassifizierung an die KI gesendet und nicht gespeichert.

Ja. 30 Tage nach Vertragsende werden alle deine Daten vollständig gelöscht – Dateien, Kundenordner, Account. Innerhalb dieser 30 Tage kannst du alles herunterladen. Das steht auch so in unserem AVV, den du jederzeit unter /avv einsehen kannst.

Wir nutzen die offizielle WhatsApp Business API von Meta – nicht die normale WhatsApp-App. Das ist ein Unterschied: Die Business API ist für professionelle Nutzung gedacht und erfüllt DSGVO-Anforderungen. Meta ist als Unterauftragsverarbeiter in unserem AVV aufgeführt. Die eigentliche Datenverarbeitung passiert auf unserem deutschen Server.