Datenschutzerklärung

Stand: Februar 2026

1. Verantwortlicher

2. Überblick der Verarbeitung

BauOrdner ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem für Handwerksbetriebe. Über WhatsApp gesendete Nachrichten (Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Dokumente) werden automatisch klassifiziert und in einer Ordnerstruktur abgelegt. Zusätzlich bieten wir ein webbasiertes Kundenportal.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung: Bereitstellung unseres Dienstes
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung: Verarbeitung von WhatsApp-Nachrichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigtes Interesse: Verbesserung unseres Dienstes, Sicherheit
• Art. 28 DSGVO - Auftragsverarbeitung: Wir stellen einen AVV bereit

4. WhatsApp-Verarbeitung (Meta Cloud API)

Mitarbeiter unserer Kunden senden Nachrichten an unsere WhatsApp-Business-Nummer. Die Übermittlung erfolgt über die Meta Cloud API.

• Verarbeitete Daten: Telefonnummer des Absenders, Nachrichteninhalt (Text, Bilder, Sprachnachrichten, Dokumente), Zeitstempel
• Zweck: Automatische Klassifizierung und Ablage von Baustellendokumentation
• Empfänger: Meta Platforms Ireland Ltd. (als Plattformbetreiber)
• Drittlandtransfer: Meta verarbeitet Daten ggf. in den USA. Es gelten die EU-Standardvertragsklauseln von Meta.

5. Spracherkennung (OpenAI Whisper)

Sprachnachrichten werden automatisch in Text umgewandelt.

6. KI-Klassifizierung (Anthropic Claude API)

Textnachrichten, Baustellenfotos und Video-Thumbnails werden zur Klassifikation an die Anthropic Claude API gesendet, um Kunde, Baustelle und Dokumententyp zu erkennen. PDF-Dokumente werden lokal auf dem Server ausgelesen und nur der extrahierte Text an die KI übermittelt.

• Verarbeitete Daten: Textinhalt der Nachricht, Baustellenfotos (als komprimiertes JPEG), Video-Thumbnails und extrahierter PDF-Text. Keine Audiodateien (Spracherkennung lokal).
• Zweck: Automatische Zuordnung zu Kunde und Baustelle
• Empfänger: Anthropic PBC, San Francisco, USA
• Drittlandtransfer: USA, auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln
• Hinweis: Anthropic speichert keine Daten aus API-Anfragen zu Trainingszwecken

7. Hosting und Datenspeicherung

Alle hochgeladenen Dateien (Fotos, Dokumente, Transkriptionen) werden ausschließlich auf unserem Server in Deutschland gespeichert.

8. Kundenportal

Bei der Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir:

• Account-Daten: E-Mail, Name, Firmenname, Passwort (gehasht)
• Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, IP-Adresse (in Server-Logs)
• Session-Cookies: Für die Authentifizierung (technisch notwendig, keine Tracking-Cookies)

9. Registrierung und Rechnungen

Bei der Registrierung werden folgende Daten erhoben:

• Firmenname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewähltes Paket
• Es wird ein automatisches Passwort generiert und per E-Mail zugestellt
• Rechnungen werden als PDF generiert und gespeichert

10. Speicherdauer

• Baustellendaten: Solange das Abo aktiv ist, plus 30 Tage nach Kündigung
• Account-Daten: Solange das Abo aktiv ist, plus 30 Tage nach Kündigung
• Rechnungen: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß HGB/AO)
• Server-Logs: 30 Tage

11. Rechte der Betroffenen

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) - Welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) - Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) - Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) - Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Beschwerde - bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

13. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar.